haruhi Lab 第2号です。

先週の第1号で予告した「事務所スタッフが今すぐ使える業務テンプレ」を、3本まとめてお届けします。議事録要約・支払催促メール・顧客質問への一次回答下書き。どれも所長レビューに耐える品質で、5秒で手元に置けます。

Anthropic 公式の「Agent Skills」標準に準拠した書き方になっており、Claude / Cursor / Codex / Copilot など30以上のツールで動きます。今後 Capafy / LobeHub などのスキルマーケットで日本語版が増えていく見込みなので、その流れの先取りです。

テンプレ1:議事録要約

議事録を AI に渡す時、毎回粒度が違って所長から「先月と書き方が違う」と言われた経験がある事務所スタッフの方へ。以下のプロンプトを使うと、税理士事務所所内会議でも、顧問先打合せでも、製造業経営会議でも、同じ3軸構造で安定出力されます。

プロンプト:
「以下の議事録を、(1)決定事項 (2)担当と期日 (3)継続検討 の3つに分けて要約してください。各項目3行以内、原文にない情報は追加しないでください。専門用語(税務・労務・許認可)はそのまま保持してください。」

実例(税理士事務所所内会議の場合):
入力 = 月次決算スケジュール・確定申告フォロー・新規顧問先対応 等の議題
出力 = (1)決定事項:6月の月次顧問先報告メールは月初5日までに完了 (2)担当と期日:佐藤=5月末データ着分の6月10日延長連絡 (3)継続検討:A社経理初任者の問合せ頻度対応

テンプレ2:支払催促メール(3段階構造)

顧問料・サービス料金の未払い顧問先への催促、毎回トーンを悩む事務所スタッフの方へ。1回目・2回目・最終通告の3段階構造で書くと、相手を追い詰めすぎず、かつ確実に動かせます。

プロンプト:
「顧問先○○様への□□月分の顧問料未払い催促メールを作成してください。これは(1回目/2回目/最終通告)です。1回目はやわらかく事務的に、2回目は明確に期限を明示しながら配慮の言葉を残し、最終通告は法的措置を示唆しつつも対話の余地を残してください。各文末は『どうぞよろしくお願いいたします』で締めてください。」

実例(2回目催促の場合):
出力 = 「いつも大変お世話になっております。○月△日付でお送りした□□月分の顧問料につきまして、まだご入金のご確認ができておりません。お忙しいところ恐れ入りますが、○月△日までに○○銀行○○支店までお振込みいただけますと幸いです。事情ございましたらお気軽にご相談ください。…」

テンプレ3:顧客質問への一次回答下書き

顧問先からの税務・労務質問に、所長確認なしで一次回答下書きを作る事務所スタッフの方へ。法令引用つきで「自分で判断できているように見える」回答ができます。

プロンプト:
「以下の顧問先からの質問に、税理士事務所スタッフとして一次回答の下書きを作成してください。関連法令(税法・労基法・社会保険法など)の条文を必ず1つ以上引用してください。回答は『現時点の理解では』と前置きし、最終回答は所長確認後にする旨を明示してください。」

実例:
質問 = 「役員報酬を期中で変更したい、税務上の問題は?」
出力 = 「現時点の理解では、役員報酬の期中変更は、法人税法第34条で定める『定期同額給与』の要件を満たさなくなる可能性があり、変更分が損金不算入となるリスクがあります。なお、業績悪化など特定の事由(法人税法施行令第69条に定める業績悪化改定事由など)に該当する場合は例外もあります。最終的な判断は所長(または税理士)の確認後にお返事させていただきます。」

3本に共通の使い方

どのテンプレも、(1)業務シーンを思い浮かべる →(2)上記プロンプトをコピペで AI に貼る →(3)出力を所長レビュー前にチェック、の3ステップで完結します。所長から「もう一度書き直し」と言われるストレスを継続的に減らせる設計です。

来週木曜(6月11日)配信予告

来週木曜の配信では、上記3テンプレを「税理士事務所」「社労士事務所」「行政書士事務所」の業界別にカスタマイズした版をお届けします。業界特有の専門用語・典型シナリオ・法令引用を盛り込んだ、業界別パッケージの完成形です。

このメールが「先月の自分より少しだけ強くなった」と感じる材料になれば嬉しいです。お知り合いの事務所スタッフ・経理担当の方にも転送いただけると、haruhi Lab はもっと届きます。

haruhi(haruhi Lab 編集者)
lab.haruhi-lab.com